Roosteren
Je rooster staat altijd voor je klaar in DentallManager, en ook je hele team ziet direct waar en wanneer iedereen werkt.
Je eigen rooster bekijken
Ga naar Rooster in het menu links. Boven je rooster kies je uit vier tabbladen:
- Mijn rooster — jouw eigen dienstenrooster.
- Standaard werkdagen — je vaste, terugkerende werkdagen.
- Team rooster — het rooster van je hele team.
- Per locatie — het rooster per vestiging.
Kies daarnaast de periode: Vandaag, Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Filter met Alle locaties of Enkel behandelkamers als je alleen de behandelkamers wilt zien.
De legenda onder het rooster verklaart de kleuren: Bijzondere afspraken, Compensatie, Verlof en Ziekte. Is een dienst nog niet ingevuld, dan staat er NIET GEPLAND.
Bij een werkplek klik je op Bekijk aftekenlijst(en) om direct de aftekenlijst(en) van die werkplek te openen — zo zie je in één klik of de start- of sluitcontrole al is afgetekend.
Onderaan zie je je dag- en weekbalans ten opzichte van je vaste uren.
Klik op Exporteer om je rooster te downloaden, of op Verzenden als e-mail om het naar jezelf te mailen.
Eerst dit: waar een rooster op gebouwd is
Een rooster maak je niet vanaf nul. Je legt per werkplek — bijvoorbeeld per behandelkamer — één keer vast wanneer die open is en welke functie(s) daar moeten staan. Dat doe je met Blauwdrukken bij de werkplek; zie de stap Blauwdrukken in Je praktijk inrichten. Een blauwdruk mag ook een keuze bevatten, bijvoorbeeld een tandarts met een stoelassistent óf een mondhygiënist.
Gaat er iets veranderen — een kamer die opengaat, of een andere functie die vanaf een bepaalde datum in een kamer komt te staan — dan maak je daar met de knop + Blauwdruk toevoegen een tweede blauwdruk voor, naast de bestaande. De huidige bezetting blijft dan gewoon staan.
Daarnaast heeft elke medewerker een standaard werkweek: de dagen en tijden die in het contract staan. Zolang die niet is ingevuld, kun je iemand niet vlot inplannen — in de toewijzingslijst staat dan Geen vast rooster. Zie Een standaard werkweek aanpassen verderop op deze pagina.
Het teamrooster vullen (praktijkmanager)
Het meeste roosterwerk doe je in het weekrooster van je team.
- Ga naar Rooster → Team rooster en zet de periode op Wekelijks.
- Klik op Ontbrekend markeren. Diensten die nog niet bezet zijn, worden rood gemarkeerd — zo zie je in één oogopslag welke gaten er nog in de week zitten.
- Klik op een lege plek en kies bij Selecteer functie de functie die je wilt inplannen.
- Je krijgt de lijst Selecteer medewerker voor de functie. Per medewerker zie je onder andere Overeenkomst, Uren/week, Compensatie, Kosten en het Overuren saldo — zo zie je meteen wat deze dienst met iemands uren doet voordat je hem toewijst. Zoek eventueel met Zoek medewerker op naam....
- Kies waar de werktijden vandaan komen: Reg. werkt. med neemt de eigen werktijden van de medewerker over, Tijden blauwdruk de tijden van de blauwdruk van die werkplek. Met Tijd wijzigen pas je Start- en eindtijd en Pauze alsnog aan.
- Klik op Bevestig toewijzing.
Moet iemand anders die dienst draaien? Open de dienst en kies Medewerker vervangen: je selecteert een vervanger via Vervangen door geselecteerde medewerker, of je haalt de dienst leeg met Verwijderen zonder vervanging.
Voor eenmalige afwijkingen gebruik je Dienst toevoegen of Tijdslot toevoegen in de dagweergave. Zo zet je één extra of afwijkende dienst neer zonder het terugkerende patroon aan te raken.
Een los rooster aanmaken via Instellingen (praktijkmanager)
Wil je één specifiek rooster vastleggen — bijvoorbeeld een terugkerende dienst voor één medewerker — dan kan dat ook rechtstreeks:
- Ga naar Instellingen → Rooster → Voeg nieuw rooster toe. Je komt op de pagina Maak nieuw rooster aan.
- Vul de basisinformatie in: Selecteer (eerste) werkdag, Werknemer, Functie, Locatie en Werkplek (bijvoorbeeld Behandelkamer 1). Voeg eventueel een Omschrijving toe en zet de Beschikbaarheidsstatus.
- Stel bij Werktijden de tijdsblokken en Pauze in, of klik op Laad basisrooster in om de vaste werktijden van de medewerker automatisch over te nemen. Gebruik Voeg meer toe voor extra tijdsblokken.
- Kies bij Herhaling of het rooster zich herhaalt. Zet Email werknemer over de wijzigingen aan zodat de medewerker een melding krijgt, en schakel Pas bonustijd toe in als dat van toepassing is.
- Klik op Voeg toe om op te slaan, of op Annuleer om te stoppen.
(Magic Planner is de merknaam die onze brochure gebruikt voor deze combinatie van Laad basisrooster in en Herhaling.)
Een standaard werkweek aanpassen
De standaard werkweek van een medewerker — welke dagen, welke tijden, welke werkplek en welke functie — hoort bij het contract, niet bij het rooster. Je past hem dus niet aan in het roosterscherm en ook niet bij Instellingen → Gebruikers, maar via het personeelsdossier van die medewerker.
- Ga naar Team en open de medewerker. Je kunt ook het snelmenu (de drie puntjes) bij de medewerker gebruiken: dat springt direct naar het juiste tabblad.
- Open de contracten van de medewerker en start een wijziging op het lopende contract.
- Vink aan wát er verandert — bijvoorbeeld de werkdagen en werktijden, of de einddatum. Alleen die onderdelen worden aangepast; de rest van het contract blijft staan.
- Zet per werkdag de werkplek of locatie, de functie en de werktijden. Iemand mag op verschillende dagen een verschillende functie hebben, en bij meerdere vestigingen ook een verschillende locatie. De pauze vul je per werkdag apart in.
- Vul de datum in waarop de wijziging ingaat. Die datum mag in de toekomst liggen, dus je kunt een wijziging alvast klaarzetten — bijvoorbeeld een medewerker die pas per 1 januari van werkdag wisselt.
- Sla het contract op. Wat er is gewijzigd en per wanneer, kun je later teruglezen in de wijzigingsgeschiedenis van het contract.
Let op — dit is de reden dat het via het contract loopt: de standaard werkweek bepaalt hoeveel uren iemand hoort te werken. Wijkt het ingeplande rooster daarvan af, dan maakt DentallManager automatisch een overuren-aanvraag voor het verschil. Die vind je terug bij Urenregistratie → Beoordeling aanvragen → Overuren. Klik je een regel open, dan zie je om welke dag het gaat en waar het verschil vandaan komt.
Je eigen standaard werkweek bekijk je overigens gewoon in het rooster, via het tabblad Standaard werkdagen. En bij het aanmaken van een los rooster neem je die tijden over met Laad basisrooster in.
Roosteroverzicht en export
Onder Roosteroverzicht zie je alle roosters van je team, met filters op bijvoorbeeld locatie of werkplek. Exporteer het overzicht naar Excel voor verdere verwerking of archivering.
Wil je weten hoe verlof en overuren in je rooster verwerkt worden? Zie Verlof, verzuim en overuren.
Zie ook
- Je rooster staat ook in de mobiele app — altijd bij de hand.
Veelgebruikte woorden
Je werkrooster laat per dag zien in welke kamer je staat en wanneer je pauze hebt. Wil je als praktijkmanager de week vullen? Werk in Rooster → Team rooster → Wekelijks met Ontbrekend markeren. Eén los, terugkerend rooster leg je vast via Instellingen → Rooster → Voeg nieuw rooster toe, met Laad basisrooster in en Herhaling. De standaard werkweek van een medewerker verandert via het contract in het personeelsdossier.
Kom je er niet uit? Neem contact op met de gratis helpdesk via info@dentallmanager.nl.