Verlof, verzuim en overuren

Verlof, verzuim en overuren regel je op één plek: Urenregistratie in het menu links. Voor een snelle aanvraag tussendoor gebruik je Snelle acties rechtsboven.

Waar vind je dit?

• Klik in het menu links op Urenregistratie.
• Boven het overzicht zie je twee tabbladen: Mijn aanvragen (je eigen aanvragen) en Beoordeling aanvragen (voor de praktijkmanager, om aanvragen van het team te beoordelen).
• Binnen Mijn aanvragen kies je met vier tabs welk type aanvraag je bekijkt of indient: Verlof, Ziekte, Overuren of Compensatie.
• Wil je meteen een aanvraag doen zonder eerst naar Urenregistratie te gaan? Klik dan rechtsboven op Snelle acties — daar vind je dezelfde vier aanvraagtypes terug.

Een aanvraag indienen

1. Ga naar Urenregistratie en kies het tabblad van het type aanvraag: Verlof, Ziekte, Overuren of Compensatie.
2. Klik op Nieuw verzoek. Het aanvraagformulier (Verlofaanvraag) opent.
3. Vul de velden in:
   • Volle Dag(en) / Gedeeltelijke Dag — kies of je aanvraag over hele dagen gaat, of over een deel van één dag.
   • Startdatum (verplicht) — de eerste dag van je aanvraag.
   • Einddatum — de laatste dag, bij een aanvraag van meerdere dagen.
   • dagen / Uur — het aantal dagen of uren van je aanvraag, afhankelijk van je keuze bij Volle Dag(en)/Gedeeltelijke Dag.
   • Uiteenzetting — je toelichting bij de aanvraag.
   • Reden — kies een reden uit de lijst, bijvoorbeeld Vakantie. De volledige lijst staat hieronder bij Welke redenen kun je kiezen?. Staat jouw reden er niet bij? Vink dan Een andere reden aan en licht toe.
4. Klik op Voeg toe om de aanvraag in te dienen. Klik op Annuleer om het formulier te sluiten zonder iets op te slaan.

Welke redenen kun je kiezen?

De lijst bij Reden telt veertien waarden. De reden bepaalt niet alleen waarvoor je vrij vraagt — bij een aantal waarden staat in de naam zelf of het verlof betaald is en of de uren van je verlofsaldo af gaan.

• Vakantie
• Vrije dag(en)
• Eerder weg
• Medische afspraak
• Cursus/Nascholing/Examen
• Begrafenis 1e lijns (betaald verlof, niet in mindering op verlofsaldo)
• Onbetaald verlof
• Ouderschapsverlof (onbetaald)
• Familiegelegenheid
• Ik geef liever geen reden op
• Anders (licht onderstaand toe)
• Begrafenis (2e lijns) (betaald verlof)
• Sabbatical (onbetaald)
• Bijzonder verlof (niet in mindering op verlofsaldo)

Deze lijst is op 1 september 2026 uit de applicatie zelf gelezen, in het aanvraagformulier van een medewerker. Of elke praktijk exact dezelfde lijst ziet, is niet vastgelegd; wijkt jouw lijst af, neem dan contact op met de helpdesk.

Wat gebeurt er na het indienen?

Je aanvraag krijgt direct de status Verzoek ingediend. Zodra de praktijkmanager de aanvraag beoordeelt, wordt de status Goedgekeurd of Afgewezen. Trekt iemand een aanvraag in, dan krijgt deze de status Geannuleerd. Zolang de aanvraag nog op Verzoek ingediend staat, kun je hem zelf verwijderen — zie Een ingediende aanvraag verwijderen hieronder.

Een ingediende aanvraag verwijderen

Zolang je aanvraag nog de status Verzoek ingediend heeft, kun je hem zelf verwijderen.

1. Zoek de aanvraag op in de lijst onder Mijn aanvragen.
2. Klik in de regel op het verwijder-icoon. Elke regel heeft een rij icoontjes: bekijken, bewerken, verwijderen en opmerkingen.
3. Je krijgt eerst een bevestigingsvraag, met de waarschuwing dat je dit niet meer kunt terugdraaien. Bevestig je, dan is de aanvraag definitief weg uit de lijst; kies je voor annuleren, dan blijft de aanvraag staan.

Twee dingen om te weten:

• Je saldo verandert niet. Een aanvraag met de status Verzoek ingediend is nog niet van je verlofsaldo afgeschreven — je saldo staat vóór, tijdens en na het verwijderen op hetzelfde aantal uren.
• Een goedgekeurde aanvraag verwijder je niet zelf. Bij een aanvraag met de status Goedgekeurd heb je als medewerker geen verwijder- of annuleerknop; daar zie je alleen bekijken en de historie. Moet zo'n aanvraag alsnog van tafel, neem dan contact op met je praktijkmanager.

Wat gebeurt er als een aanvraag wordt goedgekeurd?

Goedkeuren is één klik, maar er verandert meer dan alleen de status.

1. De uren worden automatisch afgeschreven. Bij een goedgekeurde verlofaanvraag boekt DentallManager de uren van de aanvraag af en past het saldo direct aan. De medewerker ziet meteen hoeveel uren er nog over zijn. Je hoeft niets handmatig bij te werken.
2. De opname-volgorde ligt vast. Het systeem neemt de uren eerst op vanuit de wettelijke verlofuren, daarna vanuit de bovenwettelijke uren, en pas daarna vanuit het overurensaldo.
3. De medewerker staat niet meer in het rooster. Verlof haalt de medewerker automatisch uit het terugkerende rooster — net als een ziekmelding of een zwangerschapsverlof. In het weekrooster van het team wordt die plek rood: het signaal dat je vervanging moet regelen. Klik op de functie om te zien wie er beschikbaar is.

Bij een goedgekeurde overurenaanvraag werkt het de andere kant op: de goedgekeurde uren worden bijgeschreven op het overurensaldo van de medewerker. Ook daar hoef je verder niets voor te doen.

De aanvraag zelf blijft zichtbaar in de historie, met de status Goedgekeurd; in het overzicht van de medewerker is een goedgekeurde aanvraag groen gemarkeerd.

Automatisch gegenereerde aanvragen

Niet elke aanvraag wordt door een medewerker ingediend. Wijkt het ingeplande rooster af van de standaard werkweek uit het contract, dan maakt DentallManager zélf een overurenaanvraag aan voor het verschil. Zo'n automatisch gegenereerde aanvraag gaat dus over overuren; verlof dien je zelf in — zie Een aanvraag indienen.

• Waar het vandaan komt: de standaard werkweek staat in het personeelsdossier van de medewerker, op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Dat is de afspraak waartegen de app het rooster vergelijkt — hoeveel contracturen iemand heeft en op welke dagen en tijden. Is dat veld niet goed gevuld, dan klopt de vergelijking ook niet.
• Wanneer hij ontstaat: de berekening draait in de nacht van zondag op maandag, voor iedereen tegelijk. Maandagochtend staat de aanvraag klaar en krijg je er een melding van. Je ziet het verschil overigens al eerder in het rooster zelf staan.
• Voorbeeld: is met iemand 40 uur afgesproken en plan je haar bewust tot 42 uur in, dan ziet het systeem twee uur verschil en zet daar een aanvraag voor klaar. Keur je die goed, dan komen die twee uur op haar overurensaldo.
• Wat je zelf nog moet doen: blijft iemand langer dan gepland zonder dat het in het rooster staat — tot 17:00 ingepland, maar pas om 18:00 naar huis — dan weet het systeem dat niet. De medewerker dient dat zelf in via Urenregistratie → Overuren → Nieuw verzoek, met de datum, de tijden en een reden.

Klopt het verschil structureel niet, werk dan de standaard werkweek in het contract bij in plaats van elke week de aanvraag af te keuren.

Verlof dat niet van je verlofsaldo afgaat

Niet elke afwezigheid hoort van het verlofsaldo af te gaan. Denk aan een medische afspraak of aan doorbetaalde afwezigheid: je wilt wél dat de medewerker uit het rooster gaat, zodat de bezetting van die dag klopt, maar je wilt níet dat de uren van het saldo worden afgeschreven.

Dat kan in DentallManager. Zo'n afwezigheid staat in de historie lichtgrijs gemarkeerd — dat is het teken dat de uren niet zijn afgeschreven. De medewerker is die dag wel uit het rooster gehaald.

Je regelt het via de reden. Je dient een gewone aanvraag in — Urenregistratie → Verlof → Nieuw verzoek — en kiest bij Reden een waarde die dat in de naam zelf zegt. Drie waarden in de lijst doen dat:

Reden	Wat de naam zelf zegt
Begrafenis 1e lijns (betaald verlof, niet in mindering op verlofsaldo)	betaald én niet van het verlofsaldo af
Begrafenis (2e lijns) (betaald verlof)	betaald
Bijzonder verlof (niet in mindering op verlofsaldo)	niet van het verlofsaldo af

De rest van het formulier vul je in zoals bij elke andere aanvraag. Twijfel je welke van de drie past bij jouw situatie, overleg dat met je praktijkmanager of neem contact op met de helpdesk — de app kiest dit niet voor je.

Ouderschapsverlof aanvragen

Ouderschapsverlof heeft geen apart formulier: je dient het in als een gewone verlofaanvraag en kiest bij Reden de waarde Ouderschapsverlof (onbetaald).

1. Ga naar Urenregistratie → Verlof en klik op Nieuw verzoek.
2. Kies Volle Dag(en) of Gedeeltelijke Dag en vul de datums of de uren in.
3. Kies bij Reden de waarde Ouderschapsverlof (onbetaald).
4. Klik op Voeg toe. De aanvraag gaat daarna hetzelfde pad als elke andere aanvraag: status Verzoek ingediend, de praktijkmanager beoordeelt hem.

De naam van de reden zegt het al: dit verlof is onbetaald. Hoeveel ouderschapsverlof je wettelijk hebt en hoe het bij jouw praktijk is afgesproken, staat niet in de applicatie en niet in deze documentatie — dat is een afspraak tussen jou en je werkgever.

Je saldi bekijken

Boven je aanvragen staan saldi-kaarten voor je wettelijke en je bovenwettelijke verlofuren. Elke kaart toont:

• Beschikbaar — wat je nu nog kunt opnemen;
• Dit jaar — wat je dit jaar hebt opgebouwd;
• Meegenomen — uren die zijn overgenomen uit een vorige periode;
• Opgenomen — wat je al hebt opgenomen.

Daarnaast zie je je totale overurensaldo. Je kunt ervoor kiezen om verlof op te nemen vanuit dit overurensaldo, in plaats van uit je reguliere verlofuren. Zo houd je zelf de regie over hoe je vrije tijd opbouwt.

Aanvragen filteren en sorteren

Boven de lijst met aanvragen sorteer en filter je met Nieuwste Eerst, Oudste Eerst of Verwijder filters. De lijst toont per aanvraag onder andere Einddatum, Uren, Reden en Ingediend door. Onderaan kies je met Toon 25 · 50 · 100 · Alle hoeveel Resultaten je per pagina ziet, en blader je met Voorgaande en Volgende.

Een aanvraag laten goedkeuren

Zodra je een aanvraag indient, ontvangt de praktijkmanager een Smart Alert. Als praktijkmanager beoordeel je aanvragen onder het tabblad Beoordeling aanvragen. Na goedkeuring of afwijzing werkt DentallManager je rooster en je saldi automatisch bij, zonder dat je hier zelf iets voor hoeft te doen.

Wil je weten hoe verlof en overuren doorwerken in je rooster? Zie Roosteren, of bekijk de veelgestelde vragen.

Ziek melden

Ziek melden doe je op dezelfde plek: kies in Urenregistratie het tabblad Ziekte, klik op Nieuw verzoek en vul hetzelfde aanvraagformulier in — of gebruik Snelle acties rechtsboven. Je ziekmelding staat direct in het systeem, zodat de bezetting van de dag meteen klopt.

---

Kom je er niet uit? Neem contact op met de gratis helpdesk via info@dentallmanager.nl.