Ga naar hoofdinhoud

Je praktijk inrichten

Voordat je team aan de slag kan, richt je de basis van je praktijk in. Dat doe je als praktijkmanager via Instellingen (het onderste item in het menu links). Je vindt daar zes groepen instellingen; voor de basisinrichting werk je in de groep Algemeen, van boven naar beneden.

Doorloop de stappen in deze volgorde: elke stap bouwt voort op de vorige. Afdelingen en functies heb je bijvoorbeeld nodig zodra je werkplekken en roosters gaat inrichten.

1. Praktijkgegevens controleren​

Ga naar Instellingen → Praktijkgegevens — hier beheer je de locatie(s) en basisgegevens van je praktijk. Werk je vanuit één praktijk, dan volstaat één locatie. Heb je meerdere vestigingen, leg ze hier allemaal vast: bij werkplekken (stap 4) en roosters kies je straks per item bij welke locatie die hoort.

2. Afdelingen instellen​

Bij Instellingen → Afdelingen leg je de afdelingen van je praktijk vast, bijvoorbeeld de balie of een behandelafdeling.

Zo voeg je een afdeling toe:

  1. Klik op de knop voor toevoegen.
  2. Geef de afdeling een herkenbare naam (bijvoorbeeld "Frontoffice" of "Behandelafdeling").
  3. Sla op. De afdeling verschijnt in de lijst en is direct te gebruiken bij medewerkers en organogrammen.

Bewerken kan altijd: open de afdeling in de lijst, pas de naam aan en sla opnieuw op.

3. Functies instellen​

Bij Instellingen → Functies stel je de functies in, zoals tandarts, mondhygiënist of frontoffice medewerker. Een functie beschrijft het wérk dat iemand doet — niet wat iemand in DentallManager mag zien of doen. Dat laatste regel je met rollen, zie Rollen en rechten.

Functies gebruik je later op twee belangrijke plekken:

  • bij elke medewerker in het personeelsdossier;
  • in de blauwdrukken van je werkplekken (stap 4): daar geef je per dag aan wélke functie op die werkplek nodig is.

Voeg dus minstens elke functie toe die je wilt kunnen inroosteren.

4. Werkplekken instellen​

Bij Instellingen → Werkplekken leg je de werkplekken vast waarop je roostert, bijvoorbeeld Behandelkamer 1 tot en met Behandelkamer 6, de balie of sterilisatie.

Een werkplek toevoegen of bewerken​

  1. Klik op Voeg toe voor een nieuwe werkplek, of klik in de lijst op het potlood-icoon onder Acties om een bestaande werkplek te bewerken.
  2. Vul de velden in:
    • Naam (verplicht) — bijvoorbeeld "Behandelkamer 3" of "Balie links".
    • Omschrijving — vrije toelichting, handig bij vergelijkbare werkplekken ("naast de voorraadruimte").
    • Locatie (verplicht) — de vestiging waar deze werkplek staat.
    • Column — bepaalt in welke kolom de werkplek in het roosteroverzicht staat (links of rechts).
  3. Sla op. Met de schakelaars Deactiveer en Verberg in de lijst zet je een werkplek tijdelijk uit of haal je hem uit het zicht, zonder iets te verwijderen.

Blauwdrukken: de bezetting per dag vastleggen​

In hetzelfde bewerkscherm vind je het onderdeel Blauwdrukken. Hiermee leg je per weekdag vast hoe deze werkplek bezet moet zijn — de blauwdruk waarop je roosters straks gebouwd worden. Bijvoorbeeld: "op maandag heeft de balie van 08:00 tot 21:00 een frontoffice medewerker nodig".

Zo stel je een blauwdruk in:

  1. Open het onderdeel Blauwdrukken en vink de weekdag aan (Ma, Di, Wo…).
  2. Kies bij Frequentie hoe vaak dit patroon geldt, bijvoorbeeld Elke week.
  3. Vul de start- en eindtijd van deze werkplek voor deze dag in, bijvoorbeeld 08:00 tot 21:00.
  4. Voeg bij Pauze de pauzeblokken toe, bijvoorbeeld 12:00 tot 12:30. Met Voeg pauze toe voeg je er meer toe.
  5. Kies binnen het tijdblok de functie die deze werkplek moet bezetten, bijvoorbeeld "Frontoffice medewerker". Met Functie toevoegen zet je meerdere functies of tijdblokken op dezelfde dag; met Gekoppelde functies toevoegen koppel je extra functies aan hetzelfde blok.
  6. Herhaal dit voor de andere dagen — of klik bij een ingevulde dag op Kopiëren om dezelfde blauwdruk naar andere dagen over te nemen.
  7. Wil je op één dag meerdere patronen (bijvoorbeeld ochtend- en avondbezetting apart)? Klik op Blauwdruk toevoegen naast de dag.

Sla de werkplek op. De blauwdrukken bepalen wat je bij het roosteren per dag nodig hebt; zie Rooster & Verlof — overzicht voor hoe je hierop roostert.

5. Expertise en kwalificaties​

Bij Instellingen → Expertise en Kwalificaties registreer je specifieke kennis en kwalificaties, zodat je die per medewerker kunt vastleggen — denk aan implantologie of röntgenbevoegdheid. Zo zie je bij het roosteren en in het teamoverzicht wie waarvoor inzetbaar is.

6. Gebruikers en rollen toevoegen​

Voeg je team toe via Instellingen → Gebruikers en ken rollen toe. Een rol bepaalt wat iemand in DentallManager mag zien en doen; een functie (stap 3) beschrijft het werk. Meer hierover lees je bij Rollen en rechten en Gebruikers beheren.

7. Rooster-basis inrichten​

Zodra praktijkgegevens, afdelingen, functies en werkplekken (met blauwdrukken) klaarstaan, maak je de eerste roosters aan via Instellingen → Voeg nieuw rooster toe, of lees eerst de Rooster & Verlof — overzicht.

Volgende stap​

Klaar met de basis? Ga verder met Onboarding van je praktijk om je team aan boord te brengen.

Kom je er niet uit? Neem contact op met de gratis helpdesk via info@dentallmanager.nl.